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燕山大学涉外业务报销暂行规定
2013-11-01 15:23  

燕大财字[2012]19号

为进一步加强财务管理,规范涉外业务报销流程,根据财政部、外交部《临时出国人员费用开支标准和管理办法》(财行[2001] 73号), 国家外国专家局《关于调整短期出国(境)培训生活费开支标准和部分国家培训费币种的通知》(外专发[2002]95号)和《关于调整中长期出国(境)培训人员费用开支标准的通知》(外专发[2006]172号)文件精神及《燕山大学经费使用审批故那里办法》(燕大财字[2008]25号)文件要求,结合我校实际情况,制定本规定。

一、业务范围及分工

1、涉外业务报销范围包括出国人员发生的差旅费,进口设备采购费,国外图书、资料采购费,国际组织会员费、邀请外籍专家发生的机票费、讲课酬金等费用,材料加工费、维修费及其他涉外事项所产生的费用。

2、涉外业务由国际合作处、计划财务处、实验设备及国有资产管理处等部门共同管理。

国际合作处负责涉外业务的票据初审,并开具汇率证明。

计划财务处负责涉外业务的经费来源审核、请款、报销等业务。

实验设备及国有资产管理处负责进口设备的采购、登记和管理。

二、业务报销具体规定

1、涉外业务请款、报销需明确资金来源。学校预算经费支付的,单位负责人须注明经费来源,并按学校经费审批管理办法,逐级审批。科研经费、开放课题支付的,由项目负责人签字并携带经费本。专项资金支付的须提供专项资金用款计划或项目预算书。

2、在国际合作处办理汇率证明时,以外币支付的机票或在国外用外币购买的材料、物品等,除提供有效原始票据外还须携带有出入境记录的护照、签证和外方邀请函等证明材料,国际合作处查验原件,留存复印件。

3、从境外取得的发票及有关票据报销时,本人除签字外,均须在原始票据上用中文注明项目名称(或品名)、单位、数量、币种和金额。

4、以外币向境外汇出的版面费、书籍费、材料费等,只需本人提供科研经费本或单位领导签字,凭有效票据原件做汇率转换。

5、国际组织会员费报销,须持国际组织会员资格证明或要求缴费通知、国外收据原件及付款单据。

6、国际会议注册费报销,须持国际会议邀请函或会议通知、国外(内)收据及付款单据。

7、支付外籍专家讲课酬金,须持外籍专家本人签字、审批人签字的酬金表,到计财处依法计税后予以支付。

8、进口设备报销。完成学校规定的验收程序且验收合格,到国际合作处办理汇率证明后,持国外购置设备发票、进口过程中发生的相关费用发票(手续费)等到国资处办理设备入账单,最后到计财处办理核销手续。

9、图书、资料报销。学校预算经费、财政专项支付的,须持国外购置图书发票、图书馆图书验收单报销。其他经费支付的,构成所属单位资产的,须由所在单位资料员验收签字。

10、材料、加工、维修费报销,须持国外发票、材料验收单。

11、汇率换算如能提供银行承兑证明文件的,按实际发生额开据汇率证明;如无法提供相关证明文件的,以开票当日的中国银行基准汇率为准。

12、国外差旅费补助,按照财政部、外交部、外国专家局相关文件执行。

13、国际合作处办理汇率证明时间为每周一、二、三、五的下午。

14、本规定自发布之日起试行一年,到期如无变更,继续执行。

计划财务处

二〇一二年六月十八日

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