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燕山大学公务卡管理暂行办法
2013-12-18 16:07  

燕大校字[2013]224

第一章 总则

第一条为进一步深化国库集中收付制度改革,规范学校的财务管理,提高公务支出透明度,减少学校财务现金支付,控制现金流量与现金风险,加强财务监管,根据河北省财政厅《关于深入推进公务卡制度改革,加强现金管理的通知》(冀财库〔2010〕38号)、《关于加快推进公务卡制度改革的通知》(冀财库〔2012〕47号)和河北省纪律检查委员会、河北省财政厅、河北省监察厅、中国人民银行石家庄中心支行《关于进一步深化公务卡制度改革的指导意见》(冀财库〔2013〕32号)精神,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条本办法适用于学校下属各单位(各部门、学院)公务卡的使用管理。

第三条本办法所称公务卡,是指学校在职在岗的正式教职工个人持有、保管和使用,主要用于日常公务支出和财务报销业务,也可用于个人消费,具有一定的透支消费额度和透支免息期的信用卡。公务卡实行“一人一卡”实名制。教职工个人为公务卡持卡人并承担相应法律责任。

第四条在学校财务支付业务中原使用现金结算的公用经费支出和单次消费额度在5万元(以人民币为单位,下同)以下的零星购买支出,包括办公费、差旅费、维修(护)费、会议费、培训费、公务接待费、公务用车运行维护费、印刷费、咨询费、水费、电费、邮电费、租赁费等,一般应当使用公务卡结算。原使用转账支付的公用经费支出,可以实行转账支付结算,也可以用公务卡结算。在公务卡结算方式的适用范围内,学校各单位、各部门应首先选择在具有刷卡条件的商户进行公务卡消费,尽量减少现金支出。

第五条我校统一在中国工商银行办理公务卡。与公务卡管理有关的信息维护、财务报销、银行划款和动态监管等业务,通过专门的公务卡管理系统办理。

第六条持有公务卡的工作人员(以下统称持卡人)应当妥善保管公务卡,规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务,并在发卡银行规定的免息还款期内,向学校计财处申请办理报销手续。

第七条学校计财处依托公务卡管理系统,认真审核公务卡报销事项,办理财务报销、银行划款等业务。对于批准报销的公务卡消费支出,应当在发卡银行规定的免息还款期内,办理公务卡的资金还款手续。

第二章 公务卡日常管理

第八条公务卡的申办与变更流程

(一)学校计财处统一组织本校需要办理公务卡的工作人员向发卡银行申办。工作人员应当如实填写“公务卡申请表”,签订“领用合约”,所在部门对相关资料真实性进行确认后,由计财处交发卡银行办理。

(二)发卡银行按规定程序审核学校工作人员的申请资料和办理公务卡,并及时做好信息维护工作。

(三)学校计财处在公务卡申办成功后,将持卡人姓名、卡号、发卡银行等信息录入本校公务卡管理系统。在工作人员新增或调动、离职时,财务处应及时向发卡银行办理公务卡的申领或停用等手续,并维护本单位公务卡管理系统。

(四)持卡人的私人信息有变动时,应自行通知发卡银行更新相关信息。

(五)持卡人调动、离职、退休等,必须经学校计财处确认无对公债权、债务后,组织、人事部门方可办理相关手续。持卡人离职、调动离开学校,在办理离校手续时必须到发卡银行按相关规定办理公务卡转(换)为普通信用卡或销户手续,之后持相关证明到计财处办理离校手续。退休人员办理退休手续的,原则上需办理公务卡的销户手续。

第九条公务卡的使用和管理

(一)公务卡是以教职工个人名义申领的,卡片和密码均由个人负责保管,教职工要认真阅读公务卡领用合约,并按合约要求使用和保管好公务卡。持卡人个人资料发生变化,应及时向发卡银行申请办理变更手续。如存在公务卡遗失、被盗或者被其他人占有的情形,持卡人应及时致电发卡银行客户服务热线95588办理挂失手续。公务卡挂失后可向发卡银行申请补办新卡,并将新卡号告知学校计财处。如未及时挂失造成的经济损失由持卡人个人承担。

(二)公务卡用于学校公务支出的结算,持卡人在未办理报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。

(三)持卡人收到银行对账单后应及时核对,对公务消费交易有疑义的,可向发卡银行提出交易查询。对报销金额有疑义的,可到学校财务处进行查询。

第十条公务卡的信用额度

公务卡的初始信用额度(透支额度)原则上为2-5万元,每个教职工具体的信用额度由发卡银行根据个人的收入和信用状况核定。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡银行有关规定执行。如果需要永久调增信用额度,应征得学校计财处同意,并由学校计财处向发卡银行提出申请。

第十一条公务卡的免息还款期

免息还款期是指在使用公务卡进行刷卡消费交易日至到期还款日之间的时间。在此期间,持卡人只要全额还清当月对账单上(账单日)所记本月应还金额,则不需支付利息。因为刷卡消费的时间有先有后,所以享有的免息期长短不同。最长56天,最短26天。

第三章 公务卡支付管理

第十二条公务卡主要用于公务支出的支付结算。公务支出发生后,持卡人应及时向学校计财处申请办理报销手续。公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,学校不承担私人消费行为引致的一切责任。

第十三条使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内消费,并须取得消费发票等财务报销凭证和持卡人消费签名的消费交易凭条(刷卡POS机打印的小票)。

第十四条持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金,如通过公务卡透支提取现金,提现手续费等费用由持卡人自行承担。

第四章 公务卡财务报销管理

第十五条持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出,必须及时办理各项审批报账手续,在发卡银行规定的免息还款期内到学校财务处报销(原则上持卡人应在公务消费7天后、发卡银行规定的免息还款期到期前5个工作日内,向学校财务处申请办理报销手续,财务人员应当在发卡银行规定的免息还款期到期前3个工作日内,办理报销资金的还款手续)。使用公务卡结算,不改变学校现行财务管理制度、报销审批程序和会计核算方法。

第十六条持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,应按照要求填写报销审批单,并附有关财务报销凭证和经本人签名的公务卡消费交易凭条(POS机小票)到财务处办理报销手续。必要时,报销人还需提供购物明细或消费清单。

有下列情形所产生费用由持卡人个人承担,学校财务不予报销:

(一)使用公务卡用于个人消费部分;

(二)报销费用与提供的报销凭证(发票、消费清单)、公务卡消费交易凭条不符的;

(三)持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;

(四)因持卡人个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用;

(五)因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;

(六)其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

第十七条持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在规定的时间内办理报销还款手续的,可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制借款单,并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息,经财务人员审核后先办理借款手续,在到期还款日前先将资金转入公务卡,待持卡人回校后一周内补办报销手续并冲销其借款。

为避免因特殊原因,公务卡还款不及时,给持卡人产生透支利息、滞纳金以及个人不良信用记录等,建议持卡人将本人工资卡(属借记卡,不能透支)作为公务卡指定自动转账还款帐户,实在不能及时报销还款时,授权发卡银行在到期还款日当天,从个人工资卡中自动扣划公务卡的应还金额(到期还款日当天,工资卡应有足够余额),事后再按正常报销程序办理报销领款手续。

第十八条财务人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(POS机小票)、报销单据等进行审核后,登录公务卡管理系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销:

第十九条财务人员将公务卡管理系统所生成的“汇总还款明细表”,以电子文档形式提交发卡银行,并将加盖学校财务公章的纸质凭证提交发卡银行,“汇总还款明细表”电子信息与纸质信息必须确保一致。

第二十条学校财务处签发“财政授权支付凭证”,发卡银行根据财务处签发的支付指令和“汇总还款明细表”信息,最迟于第二个工作日内将资金支付到公务卡账户,并以手机短信方式通知持卡人,支付信息及时反馈给财务处。

第二十一条因供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项及时退回学校账户。持卡人退款的财务审核手续按学校内部财务制度规定执行。

第五章 管理职责与要求

第二十二条学校财务部门在公务卡管理工作中的主要职责是:

(一)组织学校工作人员统一办理公务卡,做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。

(二)加大对学校持卡人使用公务卡结算的宣传力度,促进本单位持卡人树立良好的信用意识,逐步取代现行的现金结算方式。

(三)加强学校预算管理与财务内控机制,规范财务报销与会计核算程序,制定单位公务卡结算管理办法等,保证资金安全。

(四)督促学校持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财务报销手续。协助发卡银行向学校有逾期欠款的持卡人催收欠款。

(五)通过公务卡管理系统,审核学校持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡的报销还款和资金退回处理等有关工作,及时下载保存报销还款信息,做好相关账务处理工作,并按月与发卡银行就公务卡报销还款情况进行对账。

(六)配合河北省财政厅做好公务卡监督管理等有关工作。

第二十三条持卡人在公务卡管理工作中的主要职责是:

(一)按规定申请办理公务卡,公务卡实质上是个人在银行办理的贷记卡,涉及个人信誉资质的高低,要本着诚实守信,对自己负责的态度,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。

(二)执行公务所需支出,原则上应使用公务卡结算和报销,保留好个人签名的消费交易凭条和相应的票据、消费清单等作为会计原始凭证,以备报账使用,并接受财政部门和对公务支出的监控管理。

(三)及时归还公务卡项下的银行欠款。因调动、离职、退休等原因离开所在单位、部门,影响公务卡使用的情况的,有责任主动向学校财务部门报告,并应按单位要求清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。

(四)遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法有关规定,规范使用公务卡。

第二十四条严禁将非本校工作人员纳入公务卡管理范围;严禁违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏本单位公务卡持卡人的私人交易信息;严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销。违反规定的,追究相关人员的行政责任,情节严重涉嫌犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

第六章 附则

第二十五条学校实行公务卡结算方式后,原则上不再办理公务卡信用额度以内的现金借款。特殊情况需办理现金借款的,经学校主管领导审批,财务处审核后,方可预借现金,并按现行财务规定办理报销。

第二十六条实行公务卡结算方式后的现金管理

学校实行公务卡结算方式后,工资、津贴补贴、奖金、课酬和学生奖助学金、劳务费等人员经费支出通过个人银行存折(或银行卡)结算和发放,商品服务支出等公务支出通过公务卡结算,一般情况下不再使用现金方式结算,属于下列情况之一,经财务处审核同意后,可以继续使用现金结算:

(一)确需用现金发放的慰问费或其他抚恤救济性支出;

(二)确需用现金发放给非本单位职工的一次性费用;

(三)确需用现金支付给单位临时聘用人员(不含长期聘用人员)的费用;

(四)在个别确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的单次消费额度在500元以下的零星支出;

(五)其他特殊情况需经批准的支出项目。

第二十七条本办法适用的经费范围为学校财务处管理的各项经费(包括学校科研经费、代管经费)。

第二十八条本办法由校计财处负责解释。

第二十九条本办法自印发之日起施行。

附:中央预算单位公务卡强制结算目录

序号

公务卡结算项目

备注

01

办公费

指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。

02

印刷费

指单位的印刷费支出。

03

咨询费

指单位咨询方面的支出。

04

手续费

指单位支付的手续费支出。

05

水电费

指单位支付的水电费支出。

06

邮电费

指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。

07

物业管理费

指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。

08

差旅费

指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。

09

维修(护)费

指单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用。

10

租赁费

指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。

11

会议费

指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。

12

培训费

指各类培训支出。

13

公务接待费

指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。

14

专用材料费

指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料,兽医用品,实验室用品,专用服装,消耗性体育用品,专用工具和仪器,艺术部门专用材料和用品,广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。

15

公务用车运行维护费

指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。

16

其他交通费用

指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。

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