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燕山大学经费审批、使用和报销管理办法(试行)
2015-06-01 10:39  

燕大校字[2015]66号

为进一步规范财务行为,严肃财经纪律,以严谨、高效,更好地为教学、科研以及广大师生服务为宗旨,根据《高等学校财务制度》、《行政事业单位内部控制制度》等国家有关财经法律法规,结合我校实际情况,特制定本管理办法。

第一章 经费审批原则及权限

第一条经费审批原则

按照“谁主管、谁签字、谁负责”、“重大经济事项集体决策” 以及学院“大额资金支出党政联签”的原则,各级审批人应根据各自的职责、分工和所授权限,在授权范围内进行审批,不得超越权限审批。

第二条授权审批原则

(一)各单位、部门应确定一名财务负责人,各单位、部门财务负责人原则上为行政负责人。经单位或部门集体研究决定,授权一名副职负责本单位经费的管理,同时应确定一名财务专管员负责本单位报账及财务事项的办理。

(二)各单位应将财务负责人及授权签字人的签字样式及财务专管员名单以纸质形式报计划财务处备案。若人员有变动,应及时书面报计划财务处变更。

第三条学院重大经济事项“集体决策”原则

学院的学科建设、中央支持地方高校专项资金、学院预算及创收资金分配与使用等重大经济事项需要领导班子集体决策。相关规划及资金使用情况需在学院公示或在二级教代会通过。

第四条学院大额经济支出“党政联签制”原则

学院的下列开支,除学院财务负责人审批外,还应由学院党政负责人审批:

(一)学院发放各类人员经费,金额在2千元以上的(含2千元,以下同);

(二)单张票据金额在2万元以上的开支,包括设备购置、维修、资料采购等;

(三)单张票据金额在2千元以上的接待费;

(四)单位租用车辆在2千元以上的报销。

第五条“执行预算”原则

(一)所有支出必须有预算安排或有确定的资金来源。没有预算或超预算的支出,财务部门不予办理。

(二)如超预算非常规资金支付,须根据燕山大学预算管理办法报批变更预算项目,报账时需出示学校会议纪要或决定,以及分管校领导、分管财务校领导批示。

第六条项目负责人负责制原则

(一)科研项目经费,由项目负责人负责审批。项目负责人应遵守《燕山大学科研经费使用和管理办法》(燕大校字[2013](235)号),对项目经费使用的合法性、真实性负责。

(二)其他专项项目经费,如中央支持地方高校专项资金、强势特色学科、重点学科以及其他校内专项等,项目负责人应按照学校批准的规划审批,不得随意变更计划或超权限审批。

第七条大额资金审批原则

有特别规定除外,学校所有经费(不含科研经费)付款凡超过5万元的,须经过大额资金审批程序:

(一)5万元以上(含5万元)至30万元的,报相关业务主管校领导审批;

(二)30万元以上(含30万元)至50万元的,主管校领导审批后需报主管财务校领导审批;

(三)50万元以上(含50万元)的,需报校长审批。

(四)5万元以下重要项目、年度预算安排资金中未细化项目及特殊事项需主管校领导签字后方可付款。

以上审批需要逐级报批,预算执行单位按规定额度和程序报相关校领导审批后,报计划财务处审核。超过1万元以上的支出需经计财处分管处长审批后支出,需要报主管财务校领导和校长审批的,由计划财务处统一报批。

第二章 付款方式及审批规定

第八条银行转账支付

学校原则上实行无现金结算,银行转账支付。公务卡范围内的业务按《燕山大学公务卡管理暂行办法》(燕大校字[2013]224号)执行。不符合第九条规定和超过现金结算起点的,须采用转账结算方式。结合我校实际情况,结算起点暂定为2千元。

第九条现金支付

确因工作需要,按照国务院《现金管理暂行条例》的规定,可以现金支付的范围为:

(一)职工工资、津贴;

(二)个人劳务报酬;

(三)根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;

(四)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;

(五)向个人收购农副产品和其他物资的价款;

(六)出差人员必须随身携带的差旅费;

(七)结算起点以下的零星支出;

(八)中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

第十条超范围支付现金的审批

因特殊情况超范围支付现金的,须由经办人写明原因,按以下权限进行审批:

(一)2万元以下(含2万元)的,由计划财务处分管处长审批;

(二)2万元以上的,由计划财务处处长审批;

(三)原则上不得借支5万元以上现金,确需5万元以上现金支付的项目,学院需党政联签,职能部门需主管校长审批后,到计财处办理付款。

第三章 主要业务报销程序及规定

第十一条业务暂借款

公务卡强制结算目录范围内的项目一般不予借款。其他业务暂借款应按《燕山大学暂付款管理办法》(燕大校字[2005]78号)执行。

(一)借款人必须是我校在职人员。学生一般不予办理借款手续(研究生科研借款除外),借款按“前账未清,后账不借”的原则办理。

(二)借款时,应认真填写《燕山大学借款单》,列明借款事由、金额、借款开支项目等内容,经单位财务负责人或项目负责人审批后方可办理。所借款项原则上须转入公务卡,特殊情况需转入个人银行卡的,需提供书面说明。

(三)个人借支现金原则上以2千元为限。2千元以上(含2千元)至2万元的,由计划财务处分管处领导审批;2万元以上(含2万元)的,由计财处处长审批。

(四)2万元以上(含2万元)的预付款,原则上应取得对方单位的合法票据后,凭合同原件或中标通知书办理。

(五)借款后,应及时办理报销手续。差旅费及其他现金形式的借款,应在业务完成后的1个月内办理报销手续;材料、设备等借款,应按合同约定条款按期报账。

(六)借款超过规定时间2个月未办理报销手续的,财务部门有权从借款人工资中扣回。

第十二条人员经费

(一)单位用自筹资金借支或发放人员经费,包括津贴、补贴、课时酬金、加班费等,须先报学校人事部门审批。

(二)学校预算内人员经费开支,金额在5万元以上(含5万元)的,须经分管校领导审批。

(三)校际专家交流发生的咨询费等,需填制《聘请国内(外籍)专家合作交流审批表》,提供专家身份证复印件及银行卡号。

(四)人员经费发放由学校财务部门按国家税法规定代扣代缴个人所得税。

(五)人员经费发放原则上转入个人银行账户。

第十三条公用经费

(一)学校预算安排用于全校开支的业务经费,须严格按照预算执行,专款专用。金额在5万元以上的,须经分管校领导审批。

(二)全校范围内的常规支付业务,如工资发放、水电费支付、预算经费下拨、社保金及税金缴纳、预算外资金上缴、利息支付、代管经费中的大额付款等,由财务部门分管处领导审批,不按大额资金审批程序审批。

第十四条项目经费和学校学科建设经费

(一)由项目负责人按照国家文件规定的开支范围、学校批准的经费使用计划和有关合同、协议执行负责审批。属大额资金付款的,按大额资金审批程序审批。

(二)专项资金使用计划一经审定,必须严格执行,原则上不作调整。确有必要调整时,需重新论证并按规定程序审批。

第十五条差旅费

(一)差旅费报销,一律按国家相关文件及《燕山大学差旅费管理办法》(燕大校字[2014]137号)执行。

(二)用学校预算经费乘坐飞机,应从严控制,须在出差审批单上注明,并经审批人审批。

(三)国际机票应附发票一同报销。若为电子机票,报销时应提供登机牌;如不能提供发票的,应提供付款证明,如银行刷卡记录等。

(四)学校行政差旅费1千元以下(含1千元)的,由单位财务负责人审批,超过1千元的由计划财务处主管处长审批。

第十六条设备购置、材料及物资采购、图书资料购置

(一)仪器设备购置、材料及大宗物资采购1万元以上、图书文献资料采购1万元以上,须根据合同原件办理付款手续。

(二)单位价值符合国家规定标准的固定资产(含家具),须到学校资产管理处,办理固定资产验收登记手续后方可报账。

(三)单位价值虽未达到固定资产标准但使用年限在一年以上、金额合计5千元以上的大批同类物资,须经学校资产管理处办理验收登记后方可报账。

(四)学院经费购买的各类图书资料,须在学校图书馆验收登记后方可报账。学院分发到个人的图书资料,报账时须附领用人员名单。

(五)使用预算安排的教学材料费、专项经费、科研经费等购买的材料和低值易耗品,学院须提交材料验收手续,并按《燕山大学材料、低值易耗品管理办法》(燕大校字[2014]89号)文件要求进行登记备案管理:

具体包括药品、医疗耗材、实验材料、劳保用品、消耗性体育用品、专用工具、专用材料、其他低值易耗品等。

(六)购置进口设备须凭以下原始票据报账:

1、国外发票;商务合同。

2、代理手续费发票;

3、银行水单及银行手续费票据,如银行水单为复印件,则要加盖银行印章。

第十七条维修经费

(一)学校预算安排的维修经费,须经学校校长办公会通过后执行,经费使用时须经学校后勤部门负责人、财务部门分管处领导共同审批;金额在5万元以上(含5万元)的,须经分管校领导审批。

(二)单项维修工程结算,金额在1万元以上(含1万元)的,须经审计部门审核后方能结算付款。

(三)单项合同价在5万元以上(含5万元)的维修项目,不论经费来源,凭合同原件或中标通知书以及施工方的发票,办理预付款。

(四)单项合同价在5万元以下,不办理预付工程款,根据审计部门的审计结算单和发票结算付款。

(五)维修工程合同中有设备购置的,应单独列出,并按要求办理固定资产登记验收手续后,凭货物销售发票,按合同条款结算付款。

(六)维修工程中涉及房屋结构发生变化,竣工结算时,应按照国家有关规定先办理固定资产验收手续后方能结算付款。

(七)教学、科研仪器设备维修执行《燕山大学实验室教学仪器设备维修管理办法》(燕大校字[2015] 22号),5000元以下小额维修,由学院主管院长审批,5000元(含5000元)至1万元的,经学院主管院长签字后,报实验设备处审批;1万元(含1万元)以上的,须经学校主管领导审批。报销时需提供维修项目及预算审批单,审批单需注明资金来源。

第十八条因公出国(境)业务

(一)根据《燕山大学涉外业务报销暂行规定》(燕大财字[2012]19号),执相关有效票据办理报销手续。

(二)学校预算经费开支的,须有出国任务书或邀请函。

(三)科研等项目经费中开支的,须有该项经费预算。

(四)临时出国人员费用开支标准,按国家有关文件规定办理。

第十九条科研经费

科研经费报账按《燕山大学科研经费使用和管理办法》(燕大校字[2013]235号)及《燕山大学科研经费支出报销细则》(试行)执行。

第二十条基本建设经费

(一)按照国家有关文件规定,基建资金实行计划管理、合同管理和预算控制的原则。凡在学校基建财务核算的工程项目,须经省发改委等部门批准立项,凡涉及勘察设计、施工、设备以及大宗材料采购和工程监理等都要依法订立合同,财务部门严格按合同条款支付款项。

(二)工程价款支付控制原则:

1、实行合同总额包干的项目,工程预付款或进度款支付总额控制在70%以内;

2、按实结算的项目,工程预付款或进度款支付总额控制在50%以内;

3、以合同包干价+设计变更结算的项目,工程预付款或进度款支付总额以合同包干价部分为基数控制在70%以内。

(三)付款审批权限及程序

1、1万元以下的付款,由基建处具体经办人员、科长、处长审批后,报计划财务处审核付款;

2、1万元以上(含1万元)至5万元以下的付款,由基建处填写付款审批单,分别由基建造价科(预决算科)科长、工程科科长、基建处处长及分管校领导审批后,报计划财务处分管处长审核付款;

3、5万元以上(含5万元)至50万元的,须经主管财务校领导审批;

4、50万元以上(含50万元)的,须经校长审批。

(四) 报账要求

1、按工程进度支付工程预付款时,施工单位须提供由学校指定的税务部门开具的建安发票;

2、已完工程结算,须提供审计部门出具的工程审计单等资料;

3、单项工程结算价款超预算、超合同的,应由基建部门提供书面材料,说明超支原因及相关情况,根据超支金额大小按程序报经审批同意后方能办理付款手续;

4、属于国库集中支付的基建工程项目,严格按照国库集中支付的要求和规定办理支付手续。

第二十一条生产实习费报账要求

实习经费由教务处统一分配和审批,专款专用,执行《关于加强实习教学及经费使用的管理办法》(燕大校字[2014]229号)相关规定,经费按照集中实习和分散实习两种形式分别管理:

(一)集中实习:由各学院根据实习人数,按实习费用标准,经学院财务负责人审批、教务处审核签字后,到财务部门办理借支手续。实习结束后,凭有效票据,经教务处审核后,到财务部门办理报销手续。

(二)分散实习:由各学院根据实习人数,按照实习费用的标准提供有学生学号和姓名的花名册,由学生本人、带队老师、辅导员、学院财务负责人签字盖章,经教务处审核后,到学校财务部门办理发放手续,原则上统一转入学生个人银行账户。

带队老师的差旅费按照《关于加强实习教学及经费使用的管理办法》(燕大校字[2014]229号),由学院财务负责人签字、教务处审核后予以报销。

第二十二条研究生经费报账要求

由研究生院统一分配,专款专用。学院应加强研究生经费管理,原则上须用于科学研究及实验,报账时由学院财务负责人审批签字,报计财处审核报销。

(一)研究生业务费,公用部分由各学院按规定统一使用。

(二)开支范围:资料费、实验材料费、差旅费、版面费、上网上机费、打印复印费、论文答辩费、聘请专家讲课酬金等。

第二十三条会议费。学校主办会议时,按规定可以开支房租费、伙食补助费、文件资料印刷费、会议场地租用费及租车费等支出。报销时需提供《会议预/决算表》、会议通知、会议签到簿。会议期间发生的劳务费、专家咨询费要在相应的预算中报销,不能与“会议费”混在一起列支。

第二十四条其他

(一)各分管校领导对其所分管部门的经费有具体审批要求的,由校领导以书面形式下达给财务部门执行。

(二)上述规定以外的其他经费,按有关文件规定审批;没有明确规定的,由学校相关部门和财务部门负责人共同审批。

(三)借款和报账为同一经济业务,报账金额小于或等于借款金额的,校领导及财务部门领导可只审签一次;报账金额大于借款金额的,应根据超过金额的大小,按审批权限报经有关部门和领导审签。

第四章 报销票据的规定

第二十五条报销票据的具体要求:

(一)外单位开具的票据,内容应填写齐全,并加盖出票单位财务专用章或发票专用章。基本内容应包括:1、付款单位名称;2、日期、金额(大小写应一致);3、经济业务内容,属于购买实物的,要载明品名、数量、单价和金额等。

(二)报销票据不得涂改、挖补,如发现有误,应由开出单位重开或者更正,更正处应加盖开出单位财务专用章或发票专用章。若大小写有误或涂改,须重新开具。

(三)报销票据应由经手人、单位财务负责人或项目负责人在每张发票上签字或盖章后方能报销;购买实物的应增加验收人签字。

(四)报销票据的报销期限:

票据原则上须当年报销。特殊情况的,报销期限不得超过2个年度。

(五)下列票据,财务部门应拒绝受理:

1、假票据;

2、套用其他单位开具的票据;

3、漏盖财务专用章或发票专用章的票据、或只盖有出具单位行政公章的票据;

4、大小写金额不符的票据;

5、内容有涂改且没按规定更正的票据;

6、发票类型与发生的经济业务内容不符的票据(如服务业发票,内容开具办公用品等);

7、超过使用期限的票据;

8、支付违约金、滞纳金和罚款的票据。

第二十六条下列票据报账时需附清单:

(一)办公用品、食品单批次金额在1千元以上的;

(二)书籍、复印打印资料,单批次金额在1千元以上的;

(三)加工、检测费,晒图费,单批次金额在5千元以上的;

(四)耗材或配件等,金额在1千元以上的;

(五)定期结算的用车、用餐或住宿等费用。其中,用车费用报销时需提供税务发票,发票内容应开具为租车或包车费用。

(六)印刷费,金额在5千元以上,还需附合同。

第二十七条报账原始凭证较多时,应使用《燕山大学原始凭证报账汇总单》办理审签。同一家单位同一天开具的发票视为单张发票。同一家单位非同一天开具的连号发票也视为单张发票。报销时按累计额度授权审批。

第二十八条丢失票据的报销规定:

(一)丢失原始票据的,需向出票单位取得存根联或记账联复印件,加盖出票单位财务专用章或发票专用章,并书面说明,由所在单位领导签字,经财务部门分管处领导审批后方可报销;

(二)丢失车票、船票或飞机票的,需有证明人和单位领导签字,报财务部门分管处领导签字,原则上按单程的最低票价报销。

第五章 附则

本规定自印发之日起实行,原《燕山大学关于印发学校经费审批暂行办法》(燕大校字[2005]41号)、《燕山大学关于学校经费审批程序》(燕大财字[2006]38号)、《燕山大学经费使用审批管理办法》(燕大财字[2008]25号)废止。

本规定由燕山大学计划财务处负责解释。

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