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燕山大学纵向科研项目经费使用和管理办法 (燕大校字〔2021〕146号)
2021-08-26 15:19  

第一章 总则

第一条 为进一步加强学校纵向科研项目经费的监督管理,落实科技领域“放管服”改革的要求,确保经费的规范、合理、有效使用,根据《国务院办公厅关于抓好赋予科研机构和人员更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》(国办发〔2018127号),《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发〔201825号),《国家自然科学基金委员会 财政部关于进一步完善科学基金项目和资金管理的通知》(国科金发财〔201931号),《河北省人民政府印发关于深化“放管服”改革优化科研管理若干政策措施的通知》(冀政字[2019]4号)等文件有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 纵向科研项目经费(以下简称“纵向项目经费”)是指学校按一定程序取得的国家、地方各级政府科研管理部门下达的各类科技计划(含基金)项目/课题经费。

第三条 凡以学校名义取得的纵向项目经费均为学校所有,全部纳入学校财务部门统一管理,并按照相关管理办法集中核算,专款专用。

第四条 纵向项目经费使用和管理遵循“科学规范、简政放权、突出绩效”的原则。纵向项目经费实行预算管理,按照项目任务书批复预算或约定的支出范围及标准规范使用经费。

第二章 管理职责

第五条 学校实行“统一领导、分级管理、责任到人”的纵向项目经费管理体制。学校法定代表人(校长)对学校纵向项目经费管理负总责,指导督促分管科研、财务工作的校领导,加强对纵向项目经费的监督管理。纵向项目经费管理中的重大问题要按照有关规定由学校进行专题研究决定。

第六条 科研管理部门(包括科学技术研究院、社会科学处和先进技术研究院)负责统筹组织对纵向科研项目的全过程管理。核定纵向项目经费类型,配合计划财务处审核预算调整和经费外拨合同(协议),协同相关部门做好经费使用、管理和监督等工作。

第七条 计划财务处负责纵向项目经费的财务管理和会计核算。指导项目负责人编制经费预算、跟踪经费到位情况、审查经费决算,指导并监督项目负责人按照项目预算以及有关财经法规合理规范使用经费。

第八条 实验室与资产管理处负责科研仪器设备的招标、采购、设备管理,以及科研活动形成资产的管理工作。

第九条 审计处与监察处负责纵向项目经费的审计和监督。按纵向项目经费管理要求负责或配合中介机构对经费的使用情况进行定期检查或专项审计,确保经费合理使用。

第十条 各学院作为科研活动的基层管理单位,负责组织管理本单位科研工作,对本单位纵向项目经费使用承担监管责任;各学院应根据学科特点和项目实际需要,合理配置资源,为科研项目执行提供条件保障,督促项目执行进度。

第十一条 纵向项目经费管理实行项目负责人负责制。项目负责人是纵向项目经费使用的直接责任人,对科研活动及经费使用的真实性、有效性、合法性、合规性和相关性承担相应的经济与法律责任,并自觉接受有关部门的监督、检查和审计。项目负责人须了解纵向项目经费使用相关法规和制度,根据项目的实际需要合理编制经费预算,合规合法使用经费,及时据实编制决算。

项目负责人如遇长期出国、调出等特殊情况需要委托纵向项目经费使用责任的,须到科研管理部门和计划财务处办理负责人委托代管手续。

第三章 纵向项目经费开支范围

第十二条 纵向项目经费支出是指项目组织实施过程中与研究活动相关的、由项目经费支付的各项费用支出。纵向项目经费分为直接费用和间接费用。

第十三条 直接费用是指在项目研究开发过程中发生的与之直接相关的费用,主要包括:

1.设备费:指在项目研究开发过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。

应当严格控制设备购置,鼓励共享、租赁以及对现有设备进行升级改造。

2.材料费:指在项目研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。

3.测试化验加工费:指在项目研究开发过程中支付给外单位(包括校内具有相关资质的独立经济核算单位)的检验、测试、化验及加工等费用。

4.燃料动力费:是指在项目实施过程中直接使用的相关仪器设备、科学装置等运行发生的水、电、气、燃料消耗费用等。

5.差旅/会议/国际合作与交流费。是指在项目研究过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用;为了组织开展学术研讨、咨询以及协调项目研究工作等活动而发生的会议费用;以及项目研究人员出国及赴港澳台、外国专家来华及港澳台专家来内地工作的费用。科研人员应当按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,严格执行国家和学校的有关规定,统筹安排。

6.出版/文献/信息传播/知识产权事务费:指在项目研究开发过程中,需要支付的出版费、资料费、专用软件购置费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

7.劳务费:是指在项目研究过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务费用,以及项目聘用人员的社会保险补助费用。项目聘用人员的劳务费开支标准,参照当地科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平,根据其在项目研究中承担的工作任务确定。

省级纵向科研项目在经费合理预算的前提下,项目负责人、骨干技术人员(不含参与科研的公务员),经学院审核后可从省级纵向项目经费中开支劳务费。

8.专家咨询费:指在项目研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。专家咨询费不得支付给参与该计划及项目、课题管理的相关工作人员。专家咨询费标准参照国家、省市和学校相关规定执行。

9.图书资料费(社会科学类):指在项目研究过程中购买必要的图书(包括外文图书)、专业软件,资料收集、整理、录入、复印、翻拍、翻译,文献检索等费用。

10.数据采集费(社会科学类):指在项目研究过程中开展问卷调查、田野调查、数据购买、数据分析及相应技术服务购买等费用。

11.印刷费/宣传费(社会科学类):指在项目研究过程中支付的打印、印刷和出版、成果推介等费用。

12.其他支出:指在项目研究过程中发生的除上述费用之外的其他支出。其他支出应当在项目预算中单独列示,单独核定。

13.国家自然科学基金杰出青年科学基金项目和河北省自然科学基金群体项目、杰出青年科学基金项目试点纵向项目经费使用“包干制”,遵照项目主管部门和学校相关文件执行。

第十四条 间接费用指项目申报单位和项目合作单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括:项目申报单位为项目研究提供的房屋占用,日常水、电、气、暖消耗,有关管理费用的补助支出,以及激励科研人员的绩效支出等。

第十五条 间接费用一般按照不超过项目直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定,与项目申报单位信用等级挂钩,并实行总额控制,严禁超额提取、变相提取和重复提取。具体比例如下:

1.自然科学类国家项目,500万元及以下部分为20%;超过500万元至1000万元的部分为15%;超过1000万元的部分为13%

2.自然科学类省部项目,100万元以下的部分为不超过20%100万元至300万元的部分为不超过15%300万元以上的部分为不超过13%。对省级科技计划项目中试验设备依赖程度低和实验材料耗费少的软件开发、集成电路设计、软科学研究等智力密集型项目,提高间接经费比例,100万元以下的部分不超过30%100万元至300万元部分不超过25%300万元以上的不超过20%

3.社会科学类省部项目,10万元以下的部分提取比例为40%10万元至50万元部分提取比例为30%50万元以上的部分提取比例为20%

绩效支出是指依托单位为了提高科研工作的绩效安排的相关支出。

科研项目由多个单位承担的,间接费用在总额范围内由牵头单位与参与单位协商分配。项目承担高校不得在核定的间接费用以外再重复提取、列支相关费用。

第四章 预算编制与执行

第十六条 纵向项目经费预算是科研项目组织实施和经费使用的重要依据。在财务、科研管理部门的指导下,项目负责人根据有关纵向项目经费管理办法的规定,结合科研活动特点和实际需要,按照目标相关性、政策相符性和经济合理性原则,科学、合理、真实地编制纵向项目经费预算。

第十七条 纵向项目经费预算包括收入预算和支出预算。

(一)收入预算包括申请的专项经费、社会资金、自筹资金等,对于自筹资金,应提供资金提供方的出资证明。

(二)支出预算应当按照经费开支范围确定的支出科目和不同经费来源分别编列,并对各项支出的主要用途和测算理由等进行说明。

第十八条 支出预算包括项目研究过程中发生的各类直接费用和间接费用,预算编制必须符合项目主管部门的规定,对仪器设备购置、合作研究单位资质及拟外拨经费进行重点说明。

第十九条 纵向项目经费预算调整。科研项目实施过程中,在项目经费总额不变的情况下,直接费用中除设备费外,其他科目费用预算可由项目负责人在直接费用开支范围内进行调整,由项目负责人提出调整申请,报科研管理部门和计划财务处审批后予以调整;项目间接费用不得调增。预算调整情况应在结题验收报告中予以说明。

第二十条 纵向科研项目管理费提取与使用:

1.对实行间接费用预算的纵向科研项目,学校从间接费用中扣除额度为直接费用扣除设备购置费后的5%作为项目管理费及学校公共成本补偿支出,其中60%为学校统筹使用部分及公共成本补偿,40%由学院分配使用;

2.对尚未实行间接费用预算管理的纵向科研项目,项目归口管理部门或任务书对管理费有明确规定的从其规定,无具体规定的,学校从项目总经费中扣除5%作为项目管理费,其中60%由学校统筹使用,40%由学院分配使用;社会科学类纵向科研经费1万元及以下部分免收管理费。

3.学校作为合作单位参与的科研项目,负责人应在项目预算申报书(合同)中与承担单位约定间接费用分配方案。如对方单位不拨付间接费用或拨付间接费用不足,则按学校相关办法核减科研工作绩效。

第二十一条 间接费用优先支出管理费和学校为项目研究提供的现有仪器设备与房屋,水、电、气、暖消耗等公共成本补偿支出,剩余费用用于科研项目绩效支出。间接经费具体管理办法由学校另行制定执行。

第二十二条 计划财务处依照科研经费支出审核制度,严格票据审核,必要时应要求项目负责人提供明细单等有效证明,杜绝虚假票据。

第二十三条 项目预算或任务书中约定需要转拨纵向项目经费的必须订立拨转协议或合同,并由科研管理部门严格按批复预算或任务书中约定审批。合作单位是公司、企业的,应提供收款单位法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等相关资料;合作单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的,应提供收款单位组织机构代码等相关资料。项目负责人应对合作业务的真实性、相关性负责,不得将纵向项目经费转入与项目负责人有直接经济利益关系的关联单位。

第二十四条 差旅费开支按国家有关规定和学校差旅费管理办法执行。会议费应严格执行国家有关规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。原则上会议代表的差旅费由代表所在单位报销;因工作需要,邀请的国内外专家、学者和有关人员的差旅费,由主办单位在会议费等费用中报销。国际合作与交流费应当严格执行国家外事经费管理的有关规定。

第二十五条 项目负责人应严格按照国家有关法律法规和相关科研管理办法的要求合理使用经费。原则上应当通过银行转账、公务卡、支票等非现金方式结算。可根据学校财务有关规定,对科研活动产生的确实无法取得发票或者财政性票据的费用,据实报销。

对于从财政以外渠道获得的项目经费,按照国家和学校有关财务会计制度规定以及相关经费提供方的具体要求管理和使用。

第二十六条 项目负责人应严格按照经费开支范围和标准开支项目经费。不得违规将科研经费转拨、转移到利益相关单位或个人,不得利用虚假票据套取经费,不得通过编造虚假合同、虚构人员名单等方式虚报冒领劳务费和专家咨询费,不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规开支测试化验加工费,不得随意调账变动支出、随意修改记账凭证、以表代账应付财务审计和检查。严禁使用项目经费支付各种罚款、捐款、赞助、投资等。

第五章 决算管理

第二十七条 项目研究结束后,项目负责人应当会同科研、财务等管理部门及时清理账目与资产,如实编制项目经费决算,不得随意调账、变动支出、随意修改记账凭证。

第二十八条 结存经费是指未完成项目年度经费预算减去年度实际支出后的余额。结存经费在项目研究期间可结转下一年度按规定继续使用。

第二十九条 结余经费是指项目结束或因故终止时,纵向项目经费总预算减去实际总支出后的余额。因故终止项目结余经费还应包括处理已购物资、材料及仪器、设备的变价收入。项目归口管理部门对结余经费有明确规定的,从其规定;无具体规定的,结余经费在两年内由学校统筹安排用于科研活动的直接支出。两年后若还有剩余,则按规定返还上级管理部门。

第三十条 项目负责人正常调动工作,其以“燕山大学”名义申请的纵向项目经费原则上仍留在校内,转由项目组中继续执行该项目的校内人员负责;对无法在校内执行的项目,经项目主管部门批准,允许进行单位变更;对已结题结账项目,调离的项目负责人应将经费使用权限授予其所在项目组的本校在岗人员,经科研管理部门确认完成经费交接手续后,方可办理离校手续。非正常脱离学校工作岗位的,其纵向项目经费一律冻结。

第三十一条 凡使用纵向项目经费购置的固定资产和形成的无形资产,均属于国有资产,必须纳入学校资产统一管理,应按国有资产管理相关规定办理手续,不得以任何方式隐匿、私自转让、非法占有固有资产或利用国有资产谋取私利。

第三十二条 所购置设备形成学校固定资产的,须按学校管理流程办理固定资产入账手续。按批复预算或任务书交付合作单位所购置的仪器设备,依据学校管理流程审批备案后,可免作固定资产入账手续。

第三十三条 科研过程中产生的有价值的副产品,作为科研资产管理。其处置收入,项目主管部门有规定的,按规定执行;没有规定的,用于学校科研条件建设。

第六章 监督检查

第三十四条 科研管理部门、财务管理部门、监察审计部门等有关行政部门应在对科研经费的使用和管理进行定期例行检查,对重大、重点科研项目开展全过程跟踪审计。对发生违纪违法问题的相关单位和个人,按照相关文件的规定进行严肃处理,以情节轻重给予行政处罚或处分。涉嫌犯罪的,依法移送司法机关追究刑事责任。

第三十五条 科研管理部门、财务管理部门、监察审计部门和项目负责人自觉接受并积极配合上级部门或其委托的社会中介机构,依据国家有关法规和相关规定对学校纵向项目经费的管理和使用情况进行检查监督。


第七章 附则

第三十六条 本办法未尽事宜按照上级部门颁布的相关管理办法或规定执行。本办法有与上级部门管理办法或规定相抵触之处,以上级部门办法或规定为准。

第三十七条 本办法自2021812日起执行,《燕山大学科研经费使用和管理办法》(燕大校字[2017]24 号)同时废止。

第三十八条 本办法由学校科学技术研究院、社会科学处、先进技术研究院和计划财务处负责解释。


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